事业简介

山善是一家日本上市的商贸企业，进入中国市场二十多年，在上海及深圳设立法人公司，全国有20多个分公司及事务所，在职员工400多名，技术人员100多名。

在中国，主要开展机床、切削工具辅件、精密量仪、机电自动化及自动化集成的销售业务。同时，拥有完备的技术交付团队，可提供从设备选型、工艺方案、刀具夹具方案、非标改造、自动化方案等一整套技术服务和交钥匙工程。

山善凭借广泛的产品线阵容以及专业的技术服务能力专注于服务用户。致力于成为中国制造业最优质的综合解决方案服务商。

导入前的课题

导入的契机

导入后的效果

李宏副部长说道：“我们用kintone主要实现了三大革新：一是审批，二是信息共享，三是凡涉及到跨部门的数据传输我们都会考虑用kintone（才望云）来实现。”

● 废弃传统纸质审批，30场景实现电子化流程，大幅提高工作效率

2019年，山善深圳正式引入kintone（才望云）系统，将30多个原有的纸质表单全面电子化，覆盖审批、报销、考勤、业务管理等各类场景。
为了满足不同部门和各种业务场景的需求，山善深圳将审批流程细分为多个等级。例如，出差申请根据是国内还是国外，审批路径各不相同；休假申请则会根据天数的不同，设置不同的审批流程；加班申请也会根据是平日、周末还是法定节假日，采用不同的审批路径。有时，一个申请表中还会同时涉及多种不同的情况。面对这些复杂多变的审批需求，才望云都能够灵活地进行应对和调整。

● 财务管理智能化，费用报销更便捷

山善深圳上线了财务类申请的应用。
由于员工每月需要报销的费用种类较多，如交通费、差旅费、招待费、手机费等，分别提交多份纸质报销申请既繁琐又低效。为此，山善深圳利用“每月个人费用报销表”APP将多种费用的报销整合到同一个申请表中，员工可以在一张表内分别填写各类费用的明细和税额，并进行统一统计和报销。这一做法大大提高了报销效率，减少了重复操作。

● 解决“3月审批的设备预付，6月才需付款"的时效错配问题

李宏副部长表示，其实有不少表单是在导入kintone（才望云）初期没有设立的，例如“付款通知联络单”APP。过去，业务人员需要付款时，通常通过电话、邮件或其他社交方式通知财务部门，这种方式不仅效率低下，还容易出现遗漏或延迟。自从上线了“付款通知联络“APP后，负责人可以随时查询付款进度，财务部门也能有效避免遗漏付款事项。
另外，有些设备的申请审批可能在3个月前就已完成，但实际付款需要等到设备出货前才进行。如果审批完成后就立即付款，反而不符合实际业务需求。为了解决这一问题，付款通知联络单”APP发挥了重要作用。山善深圳根据实际业务场景对不同类型的付款进行了区分，员工只需在需要付款时填写付款通知联络单，系统会自动将付款信息通知给财务部门，财务收到通知后即可安排付款。这不仅提升了付款流程的灵活性，也加强了各部门之间的协作。

● 信息共享，打破部门壁垒

1. 通过kintone（才望云）门户页面，公司通知、公告、制度发布、领导寄语等信息实现全员共享。
李宏副部长表示：“为了方便全公司员工都能更顺畅的使用kintone，我在公告栏部分特意列出了才望云系统的注意事项及指南。”
2. 各类业务数据、共享文件、公司制度、培训资料集中管理，员工可随时查阅，信息传递高效透明。

以往，新员工的培训工作由各部门分别负责，培训资料也分散保存在各自部门，尤其是基础培训缺乏统一的系统进行管理和完善。自从去年李宏副部长搭建了新员工培训平台后，员工培训实现了系统化管理和持续改进。新员工能够更快、更全面地了解公司的规章制度和企业文化。
李宏副部长表示：“新员工入职时，虽然通常会在一周内完成集中培训，但遗忘也很快。有了培训平台后，员工可以随时自行查阅和巩固相关知识。即使是入职已两年的员工，也能通过这个平台获取最新的培训内容和信息。”

山善深圳作为一家以销售为主的公司，每月都会对机工和机械两大板块的所有销售人员业绩进行汇总，并将业绩状况在公司内部进行共享。为此，2024年山善深圳专门设计了“机工机械个人业绩”APP，旨在让每一位销售人员都能主动参与业绩管理，增强团队的透明度和凝聚力，同时激发员工的积极性和竞争意识，推动公司整体业绩的提升。

● 业务流程一体化，跨部门协作无缝衔接

“受注报告书”APP将业务部与技术部的工作流程无缝衔接，实现了跨部门的协同操作。具体来说，销售部门在接到设备订单后，需要将订单信息及时传递给技术部门，由技术部门负责设备的安装和相关部品（如报警灯、变压器、水箱等）的配置和采购。因此，销售部门与技术部门之间的信息流转至关重要。
通过该应用，订单从销售部门接单、合同签订、设备安装、到货、验收、保修等各个环节都实现了一体化管理。所有相关信息都能在系统中实时共享，确保每个环节都不会遗漏，极大提升了跨部门协作的效率和准确性，有效防止了因信息不畅导致的工作疏漏。
kintone（才望云）的审批流程既可按部门层级设置，也能个性化定制跨部门审批。通过灵活的后台配置，有效简化了跨部门协作流程，满足多样化办公需求。

山善从日本进口机床、切削工具辅件、精密量仪等设备时，需要将进口商品信息从业务部门、物流课共享到财务课。“进口报关管理表”APP便由此诞生了。
“我们在跨部门数据共享时，只要是与管理部相关的，我几乎都已经做成了APP来进行管理。”（李宏）

● 目标考评系统自定义，年省万元运营成本

山善深圳最初采用Excel进行目标考评管理，主要用于考评内容的传递和打分。后来，公司又尝试过其他专门的目标考评软件，并使用了两年。然而，随着kintone（才望云）的导入，李宏副部长发现才望云不仅能够满足公司内部的信息共享和业务审批需求，还可以实现人事考评管理。于是，李宏副部长根据实际考评需求，在才望云上搭建了目标考评管理模块，彻底取代了原有的Excel方式和专用考评系统，实现了考评流程的全面优化和系统整合。
“kintone不仅能将系统统合，还为公司节省额外购买其他系统的上万元开支。唯一不足的是我们的考评规则过于复杂，现在使用的考评管理表APP是完全参照以前的表单内容来搭建的，还有改进及完善的空间。”

● 从初始30+个审批APP扩展到90+个业务APP，累计使用有效数据80000+条

李宏副部长表示，山善深圳的技术部门员工非常善于学习，每当遇到需要优化的业务流程时，他们都会主动研究才望云系统，积极探索如何通过系统进行改进和创新。正因为技术部门持续推动业务流程的优化，已经上线15个APP。系统部也上线6个APP。

由于各个部门的扩大使用，才望云平台上的应用数量自初期导入以来从30个APP不断增加到90+个APP，覆盖考勤、业务、行政、人事、技术、财务管理等各类场景。这也是公司能够持续提升数字化管理水平的重要原因之一。

“在业务场景需要或者想要改善业务的时候，我首先会评估是否可以通过才望云来实现，其次会考虑通过才望云来实现是否能够起到正面导向的作用，例如信息能够有效共享和高效传递。如果到达这个阶段后也确实是我们所需要的，我就会推进搭建一个符合业务场景的APP。”（李宏）

kintone（才望云）系统极大提升了山善深圳的业务效率和信息共享能力。对于使用者来说，操作简洁直观；对于搭建者来说，能够获得成就感和价值感。只有真正理解和活用，才能发挥kintone（才望云）的最大价值。

“起初疑惑为什么系统要自己搭建，现在才懂：真正的数字化是长在企业业务基因里的，只有真正懂业务，了解企业流程与需求才能更好的实现数字化管理"
——李宏副部长总结道

今后展望

● 持续优化，打造中国制造业数字化标杆

山善深圳将继续以kintone（才望云）为核心平台，持续优化和扩展业务应用场景。
未来计划进一步提升销售部门的使用体验，推动更多业务流程数字化，强化与其他系统之间的数据连携。
山善致力于成为中国制造业最优质的综合解决方案服务商， kintone（才望云）将作为其数字化转型的重要基石，助力企业迈向更高效、更智能的未来。